Programa Capacitación Asistentes Administrativos

Programa de Capacitación Asistentes Administrativos

I. Situación actual

En los últimos años, trabajando en el área de la formación y capacitación, hemos encontrado en numerosas ocasiones que instituciones sin fines de lucro, con clara orientación social, buscan entregar a personas en riesgo social, en situación de calle o reinserción, las herramientas necesarias para que ingresen y enfrenten el mercado laboral con nuevas habilidades y fortalezas, capacitándolos en oficios de diversas índoles.

Entre los oficios más solicitados por dichas organizaciones se encuentran; Ayudante de Cocina, Gasfíter, Operador de Grúa Horquilla, Carpintería, Administración de Bodegas, Cajera Integral, entre otros.

Beautiful business woman working with document in office.

Los oficios en que son capacitadas las personas pertenecientes al grupo mencionado, se orientan principalmente al sector de la construcción o industria, sectores que por lo general tienen marcadas estacionalidades y/o se ven afectados por los ciclos económicos. Oficios que además, presentan un número limitado de ofertas, ya sea por la generación de nuevos empleos o por las vacantes que el mercado dispone.

Dado lo anterior, y nuestra propia experiencia en el mercado de las consultorías y selección de personal, vemos la necesidad de crear un programa de “Asistente Administrativo”, el cual prepare a hombres y mujeres para desempeñarse en los puestos de trabajo que más abundan en las empresas del país, en la administración.

Empresas de todos los tamaños necesitan personal administrativo, personal que no necesariamente requiere de una carrera técnica, pero que si tenga las habilidades para desempeñar su labor, crecer y proyectarse con la empresa, desarrollarse junto al negocio.

Algunos de los motivos por los cuales creemos que la generación de este programa ayudaría a más personas del grupo específico que se ha señalado son:

• Las actividades administrativas se ven menos afectadas por estacionalidades o ciclos económicos,
• El asistente administrativo puede desarrollarse y profundizar sus conocimientos en diversas áreas,
• Todo tipo de empresas y de todas las actividades económicas necesitan de este tipo de colaboradores,
• La oferta de puestos administrativos es muy superior a los oficios técnicos de la construcción y la industria.
• El asistente administrativo puede desarrollarse en alguna de las actividades que desempeña y proyectar su carrera dentro de la empresa, incluso fuera de ella.

II. Objetivo del programa

Preparar hombres y mujeres en las tareas y actividades más comunes que enfrentan los asistentes administrativos en cualquier organización, entregándoles las herramientas necesarias y suficientes para realizar una gestión efectiva y eficiente en su puesto de trabajo.

Entregar conocimientos que les permitan desempeñarse sin inconvenientes en las empresas, desarrollando cualquier área de gestión incluida en el programa, y que posteriormente le permita especializarse y proyectar su nueva carrera.

III. Modulos del programa

Técnicas de Computación

Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos necesarios para que puedan utilizar un computador y sacarle el máximo de provecho en la organización, administración y control de su puesto de trabajo.

Al finalizar el módulo, el participante dominará las herramientas disponibles de un computador, permitiéndole administrar archivos, organizar documentos, conectarse a redes e impresoras, y utilizar software de administración de documentos y comunicación.

Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera el trabajo práctico con ejemplos y ejercicios específicos para cada una de las secciones incorporadas, y que son consideradas como las más frecuentes de encontrar en cualquier empresa.

• Uso de computador como herramienta de administración y gestión del puesto de trabajo.
• Software ofimática.
  1. Procesador de palabras (Word),
  2. Planillas electrónicas (Excel),
  3. Presentaciones dinámicas (PowerPoint),
  4. Correo electrónico (Outlook).
• Internet como herramienta de gestión.

Proyección: Se elabora este módulo como la base que les permita, posteriormente, a los participantes continuar su desarrollo técnico profesional especializándose en funciones administrativas o secretariales.

Atención y Servicio al Cliente

Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos, técnicas y tendencias actuales respecto del conocimiento, gestión y servicio al cliente.

Al finalizar el módulo, el participante dominará las herramientas que le permitirán trabajar en cualquiera de las áreas de servicio al cliente, atención telefónica u otras áreas relacionadas.

Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, analizando casos reales y situaciones a las cuales podrá enfrentarse en diferentes tipos de empresa.

1. Identificación de tipos de clientes,
2. Conocimiento del cliente,
3. Clientes internos y externos,
4. Los procesos administrativos,
5. Atención telefónica,
6. Solución de conflictos.

Proyección: Se elabora este módulo como la base que les permita, posteriormente, a los participantes continuar su desarrollo técnico profesional especializándose en funciones de marketing o administración.

Técnicas de ventas, marketing y negociación

Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos, técnicas y tendencias actuales respecto del marketing y las ventas.

Al finalizar el módulo, el participante conocerá las estrategias y dominará las herramientas que le permitirán desempeñarse sin inconvenientes en áreas tales como ventas, atención telefónica y marketing.

Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, analizando casos reales y diferentes escenarios que podría enfrentar en sus jornadas diarias de trabajo.

1. Conocimiento de productos y servicios,
2. Técnicas de ventas y persuasión,
3. Marketing y estrategias de difusión,
4. Técnicas de negociación.

Proyección: Se elabora este módulo como la base que les permita, posteriormente, a los participantes continuar su desarrollo técnico profesional especializándose en las áreas de marketing, ventas o relaciones públicas.

Elaboración de Presupuestos y Finanzas Personales

Objetivo del Módulo: Entregar conceptos y herramientas sobre la administración de finanzas personales, su evaluación, comparación, control y planificación, que permitan optimizar el uso de los recursos disponibles, manejar adecuadamente los flujos de dinero.

Al finalizar el módulo, entenderá cabalmente el concepto de las Finanzas, identificando sus variables, comprendiendo sus claves metodológicas de evaluación, interpretación y operación, las que podrá aplicar a sus labores diarias del puesto de trabajo y en su propia administración financiera.

Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, estudiando y planificando situaciones reales en diferentes escenarios.

1. Elaboración de presupuestos,
2. Elaboración y control flujo de Caja,
3. Gestión de finanzas personales.

Proyección: Se elabora este módulo como la base que les permita, posteriormente, a los participantes continuar su desarrollo técnico profesional especializándose en las áreas de finanzas o contabilidad.

Legislación laboral y Recursos Humanos

Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos y técnicas asociadas a la administración de personas y su interacción con instituciones de terceros relacionadas.

Al finalizar el módulo, el participante dispondrá de herramientas que le permitirán desempeñarse sin inconvenientes en la interacción con trabajadores gestionando sus inquietudes y relación con la empresa.

Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, analizando casos reales que se presentan comúnmente en las empresas.

1. Deberes y derechos del trabajador,
2. Reglamento Interno,
3. Sistemas de remuneraciones,
4. Permisos y licencias,
5. Jornadas de trabajo y horas extraordinarias,
6. Término relación laboral.

Proyección: Se elabora este módulo como la base que le permita, posteriormente, a los participantes continuar su desarrollo técnico profesional especializándose en las áreas de recursos humanos o bienestar.

Técnicas de prevención de riesgos laborales y trabajo en equipo

Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos y técnicas de prevención de riesgos laborales y salud ocupacional que les permitan realizar su trabajo de forma segura para ellos y sus compañeros de trabajo.

Al finalizar el módulo, el participante tendrá el conocimiento necesario que le permita identificar riesgos, peligros y enfrentar sus actividades con una actitud preventiva.

Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los fundamentos técnicos en formato de taller vivencial, en donde el participante aprende sobre el autocuidado, el trabajo en equipo y la prevención de riesgos, permitiéndole hacer extensivos estos conocimientos tanto a sus actividades cotidianas laborales, como a las personales y familiares.

1. Técnicas de prevención de riesgos,
2. El autocuidado,
3. Trabajo en Equipo.

Proyección: Se elabora este módulo como la base que les permita, posteriormente, a los participantes continuar su desarrollo técnico profesional especializándose en las áreas de prevención de riesgos o seguridad.

IV. Metodología de enseñanza

Todas las actividades de capacitación se realizan aplicando técnicas de aprendizaje significativo, es decir, el aprender haciendo.

Las clases son expositivas y prácticas, en donde además de los conceptos técnicos se analizan casos y ejercicios aplicados, desarrollando actividades individuales y grupales.

En cuanto al material de apoyo, se utilizan presentaciones, animaciones, esquemas, flujos y videos relacionados con las diferentes áreas expuestas en el curso, los cuales, les dan mayor dinamismo a la actividad, generan más empatía de los participantes, se logran mejores resultados en la captura de la atención de los mismos, logrando mejorar la comprensión y entendimiento de los contenidos significativamente.